8Manage 看板是個有助于實現(xiàn)活動和責(zé)任可視化、促進(jìn)項目日程安排和進(jìn)展管理的項目管理系統(tǒng)。一個 8Manage看板項目從幾個在項目類型中定義的顯示列開始，比如“已申請”、“進(jìn)行中” 和 “已完成”。在添加看板卡片后，卡片會根據(jù)其狀態(tài)插入到顯示列中。在正確構(gòu)建、管理和運(yùn)行的基礎(chǔ)上，8Manage看板充當(dāng)實時的項目信息存儲庫，并在系統(tǒng)內(nèi)重點(diǎn)突出瓶頸問題以及可能妨礙工作實踐順利開展的其他問題。

看板四原則

8Manage 看板支持以下四個看板原則：

從你現(xiàn)在著手的事開始

看板的靈活性允許看板對現(xiàn)有的工作流、系統(tǒng)和流程進(jìn)行覆蓋，而不打亂已經(jīng)成功完成的事項。看板將自然而然地突出需要解決的事項，有助于評估和計劃變更，使實施盡可能不具有破壞性?？窗宓亩喙δ苄栽试S看板被逐步、共鳴地引入到所有類型的機(jī)構(gòu)中，不用擔(dān)心過度承諾或“文化沖擊”。這使得看板容易在各類型的機(jī)構(gòu)中實施，因為你不需要從一開始就徹底變革。

同意追求漸進(jìn)式變革

看板方法論的設(shè)計目的在于滿足小阻力，因此鼓勵對當(dāng)前流程進(jìn)行持續(xù)的、小的漸變式變革和漸進(jìn)式變革。一般而言，不鼓勵徹底變革，因為受到恐懼和不確定性的影響，這些變革通常會遇到阻力。

尊重當(dāng)前的流程、角色和職責(zé)

看板承認(rèn)現(xiàn)有的流程、角色、職責(zé)和頭銜具有價值，它們通常值得保留。看板方法不阻止變革，但也沒有把看板當(dāng)作“的靈丹妙藥”。看板的設(shè)計目的在于促進(jìn)和鼓勵漸進(jìn)的、合乎邏輯的變革，同時不引發(fā)對變革本身的恐懼。

鼓勵各級領(lǐng)導(dǎo)行動

這是新的看板原則。這個原則提醒我們，某些好的領(lǐng)導(dǎo)能力來自團(tuán)隊一線員工的日常行為。為了在團(tuán)隊/部門/公司層面上達(dá)到佳績效，每個人都要培養(yǎng)持續(xù)改進(jìn)的思維模式，這一點(diǎn)很重要。這不可能是管理級別的活動。

6個看板實踐

實現(xiàn)工作流可視化

對你來說，要的事情是理解如何將項目從申請轉(zhuǎn)換為可交付產(chǎn)品。只有在理解當(dāng)前工作流是如何運(yùn)作的基礎(chǔ)上，你才能期望通過必要調(diào)整來改進(jìn)項目。

使用看板系統(tǒng)實現(xiàn)流程可視化，你需要附有列和卡片的顯示板。顯示板上的每一列都代表工作流中的一個步驟。每個看板卡片代表一個工作項。

當(dāng)你開始處理項目X時，你將項目從“待做”列拖拽出來。項目完成后，你將它移動到“已完成”。這樣你就能輕松跟蹤進(jìn)度并發(fā)現(xiàn)瓶頸。

限制正在進(jìn)行的工作

中途轉(zhuǎn)移團(tuán)隊焦點(diǎn)通常會對流程產(chǎn)生不利影響，同時處理多個任務(wù)必定會造成浪費(fèi)和效率低下?？窗迤渲幸粋€主要功能是確保任意時間內(nèi)都有一定數(shù)量的、正在進(jìn)行的活動項目處于可管理狀態(tài)。如果沒有對正在進(jìn)行的工作進(jìn)行限制，你就不是在做看板。

限制正在進(jìn)行的工作意味著拉動系統(tǒng)應(yīng)用于部分或整個工作流。設(shè)置每個階段的大項目數(shù)能夠確保只有在有可用容量的情況下才能將卡片“拖拽”到下一個階段。這樣的限制能夠快速突顯出流程中的問題區(qū)域，你就可以識別和解決它們。

管理流程

實施看板系統(tǒng)的整個思路是為了創(chuàng)建平穩(wěn)健康的流程。所謂流程，我們指的是工作項在生產(chǎn)過程中的移動。我們感興趣的是移動的速度和平穩(wěn)性。

所以，管理流程就是管理工作，而不是管理人。因此，與其事無巨細(xì)地管理員工，讓他們一直忙個不停，我們更應(yīng)該關(guān)注工作流程的管理，弄清如何在系統(tǒng)中更快地完成工作。

理想情況下，我們需要快速而平穩(wěn)的流程。這意味著我們的系統(tǒng)正在迅速創(chuàng)造價值。通過這種方式，我們能夠?qū)⑸a(chǎn)的平均周期時間小化，避免延遲成本，但要以一種可預(yù)測的方式。

明確流程策略

你無法改進(jìn)你不理解的東西。這就是為何應(yīng)該清晰定義、公開和社會化流程。人們不會關(guān)聯(lián)和參與他們認(rèn)為沒有用的事。

當(dāng)所有人都熟悉共同目標(biāo)的時候，他們就能根據(jù)變革開展工作，作出相關(guān)決定，變革將會使你朝著積極的方向前進(jìn)。

反饋回路

為了讓積極的變革發(fā)生、成功和延續(xù)，你需要做多一件事。精益哲學(xué)認(rèn)同這樣的假設(shè)，即知識轉(zhuǎn)移（反饋回路）需要定期會議 。

這是便于團(tuán)隊同步的日常站立會議。會議在看板前召開，每位員工告訴其他人，他們在前做了什么，而接下來又打算做什么。

此外，還有服務(wù)交付評審、運(yùn)營評審和風(fēng)險評審會議。會議頻率取決于多個因素，關(guān)鍵是會議是定期的，在嚴(yán)格固定的時間內(nèi)召開，直接切中要點(diǎn)，從來不會過長。

理想的平均站立時間應(yīng)該在10-15分鐘之內(nèi)，有的站立時間可能會達(dá)到1小時，這取決于團(tuán)隊的規(guī)模和主題。

協(xié)作改進(jìn)

在機(jī)構(gòu)內(nèi)實現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)和可持續(xù)變革的方法是擁有關(guān)乎更美好未來的共同愿景，以及對需要克服的問題有共同的理解。

對工作、工作流、流程和風(fēng)險的理論達(dá)成共識的團(tuán)隊更有可能就問題建立共同理解，并提出改進(jìn)步驟，這些步驟能夠獲得一致同意。