隨著社會(huì)進(jìn)步和現(xiàn)代科技的發(fā)展，項(xiàng)目管理方法越來越完善，逐漸成為現(xiàn)代管理的重要分支，并廣泛應(yīng)用于IT、金融、工程設(shè)計(jì)、銷售服務(wù)等行業(yè)領(lǐng)域中。對(duì)于聰明的項(xiàng)目管理者而言，為了緊跟時(shí)代發(fā)展，他們不會(huì)考慮堅(jiān)持使用過時(shí)的管理方法，而是轉(zhuǎn)向利用高效能的項(xiàng)目管理工具來輔助項(xiàng)目開展。如今，學(xué)會(huì)使用信息化項(xiàng)目管理工具已經(jīng)成為職場人必不可少的一項(xiàng)技能。本文將為大家介紹四種項(xiàng)目經(jīng)理常用的項(xiàng)目管理工具及方法。

一、1.0白板及作戰(zhàn)室

白板，即白色的板子，通常展示的形式有墻，或者是可移動(dòng)的白板等。這是一個(gè)Zui傳統(tǒng)也Zui直觀的管理工具，通常放置于作戰(zhàn)室，操作方法是把任務(wù)寫在白板上，不同的顏色表示不同的重要程度，主要是用于日常的工作跟蹤匯報(bào)以及工作安排，解決項(xiàng)目管理及團(tuán)隊(duì)溝通問題。

這種Zui早開始使用的項(xiàng)目管理工具及方式，至今仍在企業(yè)中使用。它既有優(yōu)點(diǎn)也有缺點(diǎn)，優(yōu)點(diǎn)是直觀、操作方便；但缺點(diǎn)也很明顯，一是只能是同一個(gè)作戰(zhàn)室的團(tuán)隊(duì)使用，跨地域的團(tuán)隊(duì)無法共享信息，項(xiàng)目信息難以準(zhǔn)確匯總；二是受白板面積限制，當(dāng)資料太多時(shí)，歷史記錄無法保存，同時(shí)也難以做到及時(shí)更新，甚至可能完全不能更新。

二、2.0填表式項(xiàng)目管理軟件

填表式項(xiàng)目管理軟件，彌補(bǔ)了看板式管理的缺陷，憑借在各種結(jié)構(gòu)和擴(kuò)展性上的優(yōu)勢，贏得了項(xiàng)目管理者的青睞。它操作簡單靈活，適合多人協(xié)同，基本可以滲透到項(xiàng)目管理中的各個(gè)環(huán)節(jié)，同時(shí)它可以幫助用戶制作各種復(fù)雜的表格文檔，進(jìn)行繁瑣的數(shù)據(jù)計(jì)算，形成可視性的表格，比之白板更有實(shí)用性。

然而使用填表式項(xiàng)目管理軟件進(jìn)行項(xiàng)目管理時(shí)仍然有一定缺陷。首先，填表式項(xiàng)目管理軟件可被人為操縱，而其他人很難得知項(xiàng)目信息是否被修改過，存在項(xiàng)目信息虛假、不可靠的風(fēng)險(xiǎn)；其次，填表式項(xiàng)目管理軟件在面對(duì)復(fù)雜項(xiàng)目頻密變更時(shí)，很難做到及時(shí)更新，不能追蹤項(xiàng)目進(jìn)度，無法可視化項(xiàng)目進(jìn)展；第三，填表式項(xiàng)目管理軟件不能提醒上級(jí)項(xiàng)目哪一環(huán)節(jié)超時(shí)并進(jìn)行預(yù)警，沒有推動(dòng)力令項(xiàng)目成員按時(shí)完成工作。以上導(dǎo)致項(xiàng)目在變復(fù)雜時(shí)，其進(jìn)度表容易變虛假，由完成 90% 突然變回完成 50%，進(jìn)而造成項(xiàng)目失敗的情況。

三、3.0 Kanban 及每日立會(huì)

Kanban管理，即“看板管理”。它是豐田生產(chǎn)模式中的重要概念，指為了達(dá)到及時(shí)生產(chǎn)(JIT)方式控制現(xiàn)場生產(chǎn)流程的工具?？窗骞芾矸椒ㄊ窃谕坏拦ば蚧蛘咔昂蠊ば蛑g進(jìn)行物流或信息流的傳遞，它更加強(qiáng)調(diào)各部門之間的協(xié)作與緊密配合，使項(xiàng)目流程順暢，不發(fā)生貨物停滯與貨物短缺的現(xiàn)象，Zui大限度地減少庫存。展現(xiàn)形式有紙質(zhì)看板和電子看板。同時(shí)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)也會(huì)開展每日立會(huì)，讓所有人了解各個(gè)項(xiàng)目成員在做什么，通過看板查看當(dāng)前項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)展如何，幫助項(xiàng)目成員解決遇到的問題，以及做出共享承諾，提高團(tuán)隊(duì)合作精神。

3.0kanban及每日立會(huì)，是一種用來改善工作的精益方法，它在大團(tuán)隊(duì)和小團(tuán)隊(duì)的項(xiàng)目開發(fā)和運(yùn)營中都能很好發(fā)揮作用。利用看板及每日立會(huì)，能讓團(tuán)隊(duì)容易記住短期內(nèi)誰應(yīng)做什么來產(chǎn)生推動(dòng)力，能令人比較誠實(shí)地提交項(xiàng)目信息。然而它也只能管控好近期的項(xiàng)目活動(dòng)，而完全不能控制整個(gè)項(xiàng)目的時(shí)間及成本。3.0項(xiàng)目管理工具及方法受非成本付出者喜愛，但實(shí)際上絕大部分的項(xiàng)目都有時(shí)間及成本限制的，因此還是要根據(jù)具體項(xiàng)目情況來選擇合適的項(xiàng)目管理工具及方法。

四、4.0交易型項(xiàng)目管理軟件

4.0交易型項(xiàng)目管理軟件，適用于業(yè)務(wù)型項(xiàng)目，研發(fā)/技術(shù)型項(xiàng)目，多項(xiàng)目/項(xiàng)目組合等動(dòng)態(tài)的業(yè)務(wù)管理，能夠?qū)崟r(shí)同步項(xiàng)目計(jì)劃與執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)直通式的協(xié)作與交付。它利用四眼原則中“編制人-審核人”的方法及現(xiàn)代計(jì)算機(jī)直通處理實(shí)時(shí)交易的能力解決了 2.0 及 3.0 所不能解決的問題。即使是很復(fù)雜的項(xiàng)目，4.0 也能把控項(xiàng)目的時(shí)間，成本，需求變更及影響。代表性軟件有8MSaaS PPM。

8MSaaS PPM遵循了交易型系統(tǒng)設(shè)計(jì)的原則，作為新一代項(xiàng)目管理工具，它可以幫助項(xiàng)目經(jīng)理輕松應(yīng)對(duì)在不同情況下所需的不同管理風(fēng)格。它不僅是一個(gè)動(dòng)態(tài)的業(yè)務(wù)管理、項(xiàng)目計(jì)劃、執(zhí)行、協(xié)同與交付平臺(tái)，它的神奇之處更在于它能夠自動(dòng)追蹤重要的業(yè)務(wù)，獨(dú)立運(yùn)算辨別真假，實(shí)時(shí)自動(dòng)計(jì)算每個(gè)項(xiàng)目活動(dòng)的時(shí)間、資源、交付及成本的結(jié)果，記錄項(xiàng)目現(xiàn)時(shí)狀態(tài)，過往交互和交易記錄均會(huì)留下痕跡且不可更改。8MSaaS PPM項(xiàng)目管理信息的高度可靠性讓人保持誠實(shí)，有推動(dòng)力令項(xiàng)目成員去解決問題并按計(jì)劃完成工作，保證項(xiàng)目按時(shí)完成。

在項(xiàng)目時(shí)間管理上，8MSaaS PPM能自動(dòng)跟蹤每個(gè)項(xiàng)目活動(dòng)與可交付成果的時(shí)間及進(jìn)度。如有任何時(shí)間差異都會(huì)實(shí)時(shí)高亮顯示以方便項(xiàng)目人員更快捷地發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行項(xiàng)目時(shí)間管理。在成本控制上也是，8MSaaS PPM能幫助企業(yè)全面有效地管理項(xiàng)目層及活動(dòng)層收入和成本的預(yù)算，并實(shí)時(shí)跟蹤和匯總實(shí)際的收入和成本，包括項(xiàng)目中的銷售訂單與合同、項(xiàng)目工時(shí)成本、各項(xiàng)項(xiàng)目費(fèi)用、采購訂單、開票與回款等。

此外，8MSaaS PPM還提供資源管理、變更管理、問題管理等功能。它還能自動(dòng)檢測和評(píng)估項(xiàng)目進(jìn)行中可能出現(xiàn)的各種風(fēng)險(xiǎn)及影響，以便項(xiàng)目人員更快速有效地確定行之有效的方案來避免風(fēng)險(xiǎn)。

以上便是四種項(xiàng)目經(jīng)理常用的項(xiàng)目管理工具及方法。其中前3種都不能真正地用來管好項(xiàng)目進(jìn)度及成本，只有8MSaaS PPM交易型項(xiàng)目管理軟件能解決關(guān)鍵問題，令項(xiàng)目進(jìn)度表能實(shí)時(shí)反映項(xiàng)目真實(shí)情況。懂得選擇好用的項(xiàng)目管理軟件，您的管理能力將躍升千倍！8MSaaS PPM，讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在更短時(shí)間內(nèi)完成更多工作，立即開啟免費(fèi)試用，實(shí)現(xiàn)高效精細(xì)化項(xiàng)目管理！

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