參加國際展會時，展覽品的運輸流程及相關(guān)注意事項

無論是十多年前還是，對于很多企業(yè)來說，參展是開發(fā)客戶的一種主流傳統(tǒng)方式，通過展會來宣傳自己的產(chǎn)品，達到吸引客戶的眼球。而在整個參展過程中，展品運輸作為關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)，至關(guān)重要。如果在展品運輸這一環(huán)節(jié)稍有差錯，將會嚴重影響企業(yè)的參展計劃，嚴重的時候會將耗資巨大的出展計劃化為泡影，在這里，熙浦國際介紹下展品運輸流程及一些注意事項。

展覽品運輸，是指展品包裝結(jié)束后，通過運輸工具及各種方式將展品移動至目的地的行為(包括展品裝卸作業(yè))，其責任范圍為自出發(fā)地的展品包裝箱離地時始，直到達目的地的展品包裝箱落地時止。從廣義上來講，展品運輸包括展覽前后展品的運輸、會展活動期間向展商和參展觀眾分發(fā)實物的運輸，以及與此相配套的會展設施的運輸?shù)?；從狹義上來講，展品運輸就是指以展品為主體所產(chǎn)生的運輸過程。因此在展覽品運輸過程中，我們應該做好以下工作。

**1、做好運輸前的準備工作 **

一些大型展覽會，組展商（又可稱為主辦方，商業(yè)運作的組展商可稱為組展商，顧名思義即是組織展覽的企業(yè)）通常會指定一個或幾個展覽品運輸公司作為其展覽會的運輸代理，品牌展覽會指定的往往也是服務好、信譽佳的運輸商。國際展商通常由一些國際性的運輸公司代理運輸，組展商申請展會批文在海關(guān)備案時，會同時將運輸代理在海關(guān)備案，組展商委托了哪家運輸公司，海關(guān)才受理哪家公司的報關(guān)業(yè)務，因此參展商事先要咨詢清楚。

2、將貨物的詳情告知運輸商

參展商在確定參展以后，組展方會通知參展商委托了哪家運輸公司做展覽會的運輸代理。參展商也可以主動向主辦方了解，該展覽會由哪家公司來做運輸業(yè)務。與此同時，運輸商也會得到一份參展商名錄并主動與參展商聯(lián)絡，并會將一份貨單傳給參展商，上面將收費標準、發(fā)貨日期、收貨人等項目列出，參展商應該盡可能地將貨物的情況填寫清楚并回傳。要將貨物的詳細情況告訴運輸商，比如有關(guān)展覽品的資料，展覽會地址、日期、收件人，以及展覽品箱號、嘜頭、尺碼、毛重、凈重、以及總的體積和重量等情況。

3、包裝箱的標簽要做到精細

首先外包一定要做到細致入微，要在貨物的包裝箱上將標簽填好，企業(yè)名稱、展覽會的名稱、展臺號、日期、貨物名稱等細節(jié)都要寫清楚。有些運輸商為了節(jié)約成本，將貨物轉(zhuǎn)包出去，甚至經(jīng)過幾次轉(zhuǎn)包，后由一家有運輸實力的公司集中發(fā)運。在展覽旺季，展會運輸商承運的貨物也會分屬不同的會場，在一個展覽中心舉辦多個展的情況下，運輸商就不知道該將展品送到哪個館。因此，展品運輸時標簽的內(nèi)容就顯得格外重要，一旦沒有寫清楚，就容易造成貨物丟失或進錯場館的情況。另外，必要的易碎商品的防震材料填充，易碎標志、不準倒置標志也不應遺漏。

4、選擇運輸商時的注意事項

一個展覽會上有國際展商，也有國內(nèi)展商。一些國際性的運輸公司，國際展商通常由其代理去與其聯(lián)絡。雖然國際展商可以選擇運輸商，但需要注意的是：參展商可以任意選擇一個運輸公司來承運普通商品，但是對于屬于海關(guān)監(jiān)管的展覽品的，則不是任何運輸公司都能承運的。按海關(guān)的規(guī)定，展品進境展覽時是不收稅的，因為展覽會閉幕后還要出境，為了確保不會產(chǎn)生逃稅的問題，運輸商要在海關(guān)監(jiān)管下保證這批貨不會在國內(nèi)隨便賣掉。目前，并不是每個運輸公司都可以做這種監(jiān)管運輸?shù)臉I(yè)務。因此，海外參展商在參加展會時要特別注意這個問題。

5、運輸途中緊密聯(lián)系運輸商

發(fā)貨后及時告訴運輸商，告訴對方負責人已經(jīng)發(fā)貨，并將運單傳真過去，將發(fā)了什么樣的貨、通過哪家公司發(fā)的等寫明。通知的方式好不要僅用電話，好以文件的形式發(fā)傳真，一是便于對方留底查貨，二是展覽會期間很忙，對方聯(lián)系人不在的情況下，也會由其他負責人根據(jù)文件上的內(nèi)容進行核對。此外，好安排專人和運輸商溝通，有些展會，由于沒有做好內(nèi)部溝通，運輸公司常常會因找不到人而耽誤時間。所以，與每個環(huán)節(jié)一樣，運輸必須有專人負責。

6、靈活應對突發(fā)情況

一般來說，參展的貨物通常是在展會開幕前兩天運到，但有時候在運輸?shù)倪^程這常常有意外情況發(fā)生。比如參展的城市因要舉辦一些活動突然實行交通管制，有些運輸商對此經(jīng)驗并不了解，但運輸商對此經(jīng)驗豐富。因此，參展商一定要與運輸商緊密聯(lián)系，按運輸商的要求提供一些證件、文件等。此外，展商到達展位后應及時核查展品，一旦發(fā)現(xiàn)展品丟失或者受損，應立即與參展帶團負責人聯(lián)系或者直接聯(lián)系國外保險公司，保證時間進行拍照等必要核實步驟，從而將損失降至低。

7、展品運輸?shù)囊恍┳⒁馐马?/p>

（1）展覽品運輸(物流)在整個操作流程中需要經(jīng)過多次的國內(nèi)、國外裝卸，還要經(jīng)受長距離的海運、陸運等，為了保證展覽品能夠不受損壞，展品的外包裝箱應采用堅固、防潮、適合反fuzhuang卸的包裝材料，并根據(jù)展品具體情況在外包裝上粘貼防雨、易碎、向上等標志。

（2）為了保證展品能夠順利清關(guān)并且在開展前能準確地派送到展商的展位，包裝箱嘜頭應該包含展會英文名稱、展商英文名稱、展館號、展位號、箱數(shù)、重量及體積等相關(guān)信息。

（3）不同國家海關(guān)的要求大致相同，都要求提供以下清關(guān)文件：正本提單、形式、裝箱單以及保險單、產(chǎn)地證、熏蒸證明等相關(guān)涉及文件。

（4）任何國家對于食品的進口都有著嚴格的規(guī)定和檢驗檢疫制度，嚴格禁止在展品里夾帶食品、飲料、煙酒等物品；同時嚴格禁止運輸目的國限制或者禁止進口的物品，否則一旦被國外海關(guān)發(fā)現(xiàn)，將導致所有展品被目的國海關(guān)扣押，甚至無法清關(guān)，從而造成展商無法參展。

（5）展覽展品出運前展商應仔細閱讀展覽品運輸指南，嚴格按照承運商的要求來包裝展品、粘貼嘜頭、準確如實填寫出運展品清單、對于需要出口商檢證明、出口許可證、檢驗檢疫證明等相關(guān)資料的展品應提前辦理并及時交與承運商。

（6）運往歐洲國家、美國、加拿大、澳洲及部分亞洲國家（日本、韓國）的展品，對于包裝材料包含原木的進口物品要求進行熏蒸。

（7）展覽品運輸對于時間性和安全性非常嚴格。所有展品一定要到達目的國后能夠順利清關(guān)，如果延遲清關(guān)或者無法清關(guān)則將導致參展展商巨大損失，所有展品一定要在開展日期之前送達展館展位，從而確保展商有充足的時間布展。一般來說，通常為開展前10個工作日至20個工作日到達目的港，所以展商應該盡早準備展品。通常展商應該在正常的海運時間上加半個月至一個月的時間前備好展品，順利出運。如果空運，應在正常空運時間加上十天時間準備好展品安排出運。

（8）對于單件展品，通常要求重量不得超過2噸，長、寬、高各不得超過2米、1.5米、1.5米。對于超大超重的展品進館，需要使用到叉車、鏟車機械設備及工人等勞力，這些額外的服務需要提前與國外預定并確認相關(guān)費用。

（9）（9）對于銷售的展品是以一般貿(mào)易形式進行出口的操作，目的國進行進口清關(guān)；對于回運的展品是進行臨時出口的報關(guān)操作，目的國進行臨時進口清關(guān)，需要在展會結(jié)束后回運。中國海關(guān)和國外海關(guān)對此都有著嚴格的規(guī)定，否則將導致回運展品在中國無法順利清關(guān)或者被海關(guān)征收進口關(guān)稅。通常要求提前聯(lián)系承運商，準備申請ATA單證冊（ATA由法文 Admission Temporaire 與英文 TemporaryAdmission的首字母組成，表示暫準進口，ATA單證冊制度為暫準進口貨物建立了世界統(tǒng)一的通關(guān)手續(xù)，使暫準進口貨物可以憑ATA單證冊，在各國海關(guān)享受免稅進口和免予填寫國內(nèi)報關(guān)文件等通關(guān)便利，因此，ATA單證冊又被國際經(jīng)貿(mào)界稱之為貨物護照和貨物免稅通關(guān)證）。

（10）展商應該完整、如實地申報展品的CIF價值，這樣才能保證目的國順利清關(guān)。有些國家對于展品的價值有著非常嚴格的要求，如果展商故意低報貨值，將被目的國海關(guān)重新估值并按照終估值收取相應的關(guān)稅，并可能導致延遲清關(guān)、被處以罰款。

海外參展物流全攻略：從準備到進倉
參展商指南通常在秋季發(fā)布，其中包含展會的所有重要信息。務必密切關(guān)注！
展位時間安排：
Venetian Exhibit Suites的展品進倉時間
展品進/退場時間及參展時間表
準備工作：
確定展品完成時間：我們計劃在11月上旬發(fā)貨，12月21日收到Freeman確認到貨。
選擇可靠的承運商：CIF報價在1800/方~8800/方之間。便宜并不一定好，但服務內(nèi)容確實沒有想象中那么復雜。
注意事項：
詢價時需確認體積是按進制還是實際計算。有些公司按0.5進制計算體積，例如4.1m3按4.5m3計算。
進口清關(guān)稅費的收費：我們的品類稅費在8%以內(nèi)，但終賬單是按26%計算的。幸好這些都有提前溝通確認的記錄。
訂倉時確認收貨地址：
Venetian Exhibit Suites可以選擇to Freeman warehouse和to suite side。ToSuite Side即是在Exhibitor Move-In進場當天，你到達展位時就可以開始拆箱布展了。
發(fā)貨前確認：
CES船嘜標簽已貼在外包裝箱上
In-Bound貼紙在Exhibitor-Manual中，ShowInformation下載填寫相關(guān)信息即可（例如展位號，箱數(shù)，公司名）。
Out-Bound貼紙可咨詢現(xiàn)場Freeman辦事處，他們會根據(jù)你的撤展方式提供相應的Out-Bound貼紙。
貨物到展會一般分為兩個階段：
貨物從本國運送到美國Freeman倉庫（這部分是你與貨代之間結(jié)算的費用）
貨物從Freeman倉庫到展場（這部分是你與Freeman之間的結(jié)算費用，貨代無法安排，我們選擇貨到展位，F(xiàn)reeman收到貨后會根據(jù)標簽上的地址將貨配送到指定展位）。也就是說，進倉之前僅僅是你與Freeman之間的事情。

出國參展貨物，ATA報關(guān)或臨時出口報關(guān)，國外無客戶，只是臨時參展用。提單收貨人寫誰呢？會展公司邀請函提供收貨人信息嗎？

1.提前準備?：至少提前一個半到兩個月開始準備展品運輸，特別是海運。提前準備可以確保展品按時到達，避免因時間問題影響參展?。

2.文件準備?：準備必要的出口文件，如商業(yè)發(fā)票、裝箱單、原產(chǎn)地證書等。確保所有文件齊全，以便順利通過報關(guān)和清關(guān)?。

?3.報關(guān)和清關(guān)?：確保貨物出口前和到達目的地后的報關(guān)和清關(guān)手續(xù)順利進行。與的運輸公司合作，可以簡化報關(guān)流程，減少不必要的麻煩?。