1、進(jìn)口許可證和出口許可證：某些國家對特定商品的進(jìn)口和出口實(shí)施許可證制度，出口商和進(jìn)口商需遵循這些規(guī)定。出口許可證是由國家對外經(jīng)貿(mào)行政管理部門簽發(fā)的法律文件，批準(zhǔn)商品出口，并用于海關(guān)放行和銀行結(jié)匯。規(guī)定如下：
國家實(shí)行出口許可證管理的商品，無論單位或個(gè)人，不分貿(mào)易方式，出口前必須申領(lǐng)出口許可證。
非外貿(mào)單位或個(gè)人運(yùn)往國外的貨物，若價(jià)值超過人民幣1000元，無論商品是否受許可證管理，均需申領(lǐng)出口許可證。
個(gè)人隨身攜帶或郵寄出境的商品，除非符合海關(guān)規(guī)定的自用和合理數(shù)量，否則也需要申領(lǐng)出口許可證。
2、信用證：信用證是由進(jìn)口商的銀行開具的，承諾在符合合同條件的情況下支付貨款。這是一種重要的付款保障機(jī)制。以信用證為結(jié)算式的，在信用證開出并抵達(dá)出口商（信用證受益人）的銀行后，銀行會做通知，并交信用證連同通知轉(zhuǎn)交出口商。
3、合同：如系賣方制作，可稱為銷售確認(rèn)書(SALESCONFIRMATION)，買方出具則可稱為采購確認(rèn)(PURCHASEDCONFIRMATION)。
除了與國內(nèi)銷售合同相同的要素如買賣雙方名址，簽訂時(shí)間、地點(diǎn)、交易貨物品名、付款方式、違約責(zé)任以外，還可以根據(jù)不同產(chǎn)品的特點(diǎn)附加條款。此外，正式的外貿(mào)合同，往往還有更詳細(xì)的約定，比如信用證條件下的信用證開證要求，對各種不可抗力的規(guī)定等細(xì)則。
對于容易在裝卸和儲運(yùn)過程中發(fā)生短缺的散貨如礦產(chǎn)、糧農(nóng)副產(chǎn)品等，合同中往往還會附加“溢短裝”條款，即允許在合同總數(shù)量和金額的基礎(chǔ)上，有若干幅度的差異，Zui后按照實(shí)際交貨量來結(jié)算。
比如“5%MOREORLESSALLOWED”，即允許多交或少交5%。
理論上，合同應(yīng)該“一式兩份，雙方各執(zhí)一份經(jīng)簽章的正本為憑”，可在外貿(mào)實(shí)務(wù)中不大苛求照搬執(zhí)行，一般的傳真件也就行了，作為備忘錄。更多的還是依靠商業(yè)信用，以及預(yù)付款、信用證等實(shí)質(zhì)的把控手段。
合同本身反倒顯得不重要了。也正因?yàn)槿绱?，一些國家的客戶甚至制作固定合同，并留下“信用證開出后生效”等條款，進(jìn)一步淡化合同的約束力，到處散發(fā)作為詢價(jià)工具。
碰到這樣的合同，不必當(dāng)真，預(yù)留時(shí)間，等到信用證收到再有所行動不遲。
4、發(fā)票：出口發(fā)票是一份詳細(xì)列出了商品名稱、數(shù)量、價(jià)格和總值的文件，用于結(jié)算和海關(guān)申報(bào)。它通常需要包括出口商和進(jìn)口商的信息。
發(fā)票常見種類：商業(yè)發(fā)票、海關(guān)發(fā)票、領(lǐng)事發(fā)票（主要用于拉美國家）、形式發(fā)票（不具有法律效力）、廠商發(fā)票、聯(lián)合發(fā)票（主要用于港澳地區(qū)出口）。
商業(yè)發(fā)票(COMMERCIALLNVOICE)
商業(yè)發(fā)票是國際貿(mào)易中非常重要的文件，對于海關(guān)申報(bào)和付款都至關(guān)重要。它有助于確保交易的透明性和合法性，并為進(jìn)口國的海關(guān)提供了必要的信息，以便對貨物進(jìn)行監(jiān)管和審批。此外，商業(yè)發(fā)票也是進(jìn)口商和出口商之間的合同文件，規(guī)定了雙方之間的權(quán)利和責(zé)任。
發(fā)票必須注明一個(gè)發(fā)票號碼（自己擬定），出票時(shí)間?？梢园凑招枰皇綆追荩扇舾烧竞透北窘M成的，應(yīng)注明“ORIGINAL”、“COPY”字樣。
發(fā)票的末端通常有E.&O.E.字樣，意為“有錯(cuò)當(dāng)查”，即此份發(fā)票如有錯(cuò)漏允許更改。
形式發(fā)票(PROFORMAINVOICE)
形式發(fā)票的用處一是類似于單方面合同，作為報(bào)價(jià)和確定交易的工具。一些國家的客戶喜歡“確認(rèn)形式發(fā)票”的形式作為合同。
可以根據(jù)需要在空白處以“REMARK”加注的形式增加條款，比如交貨期等等，以進(jìn)一步落實(shí)交易。此外，對于那些需要進(jìn)口許可或外匯使用額度的交易，客戶也需要形式發(fā)票來做前期申請。
在采用國際快遞寄送貨物的時(shí)候，也需要附上形式發(fā)票，作為快遞公司統(tǒng)一報(bào)關(guān)計(jì)用。
5、裝箱單：裝箱單詳細(xì)列出了每個(gè)貨物包裝箱的內(nèi)容，包括商品描述、數(shù)量和包裝方式。這有助于海關(guān)檢查和貨物跟蹤。
6、運(yùn)輸單據(jù)：這包括提單（海運(yùn)）、空運(yùn)單（空運(yùn)）、貨運(yùn)單（陸運(yùn)）等。它們證明貨物的所有權(quán)和貨物的裝運(yùn)和交付。
7、檢驗(yàn)證書：在一些國際貿(mào)易中，特別是涉及食品、藥品和化工產(chǎn)品等高風(fēng)險(xiǎn)商品時(shí)，質(zhì)檢證書是必需的，以保證買賣雙方的利益和消費(fèi)者的安全。
在我國，這類證明一般由中國進(jìn)出口商品檢驗(yàn)局出具，如合同或信用證無特別規(guī)定，也可區(qū)分不同情況， 由進(jìn)出口公司或生產(chǎn)企業(yè)出具，但應(yīng)注意證書的名稱及所列項(xiàng)目或檢驗(yàn)結(jié)果， 應(yīng)與合同及信用證規(guī)定相同。
目前我國簽發(fā)的檢驗(yàn)證書有：
品質(zhì)檢驗(yàn)證書(Inspection Certificate of )
重量或數(shù)量檢驗(yàn)證書(Inspection Certificate of Weight or )
包裝檢驗(yàn)證書(Inspection Certificate of packing)
獸醫(yī)檢驗(yàn)證書(Veterinary Inspection Certificate)
衛(wèi)生檢驗(yàn)證書(Sanitary Inspection Certificate)
消毒檢驗(yàn)證書(Disinfection Inspection Certificate)
熏蒸檢驗(yàn)證書(Inspection Certificate of Fumigation)
溫度檢驗(yàn)證書(Inspection Certificate of Temperature)
殘損檢驗(yàn)證書(Inspection Certificate on Damaged Cargo)
船艙檢驗(yàn)證書(Inspection Certificate on Tank/Hold)
貨載衡量檢驗(yàn)證書(Inspection Certificate on Cargo Weight &Measurement)
價(jià)值檢驗(yàn)證書(Certificate of Value)
8、原產(chǎn)地證明：原產(chǎn)地證明文件證明了商品的制造或生產(chǎn)地點(diǎn)，通常是為了享受特定的關(guān)稅優(yōu)惠或符合進(jìn)口國的法規(guī)要求。
9、保險(xiǎn)單：貨物運(yùn)輸保險(xiǎn)單用于保護(hù)貨物在運(yùn)輸過程中的損失或損害。這可以是出口商或進(jìn)口商購買的。
10、貨物證明書：貨物證明書用于證明貨物的品質(zhì)、規(guī)格、包裝和數(shù)量，通常由制造商或供應(yīng)商提供。
11、清關(guān)文件：包括報(bào)關(guān)單、進(jìn)口證明書和其他與海關(guān)申報(bào)相關(guān)的文件，以確保貨物合法進(jìn)入目標(biāo)國家。
12、其他文件：根據(jù)具體貿(mào)易交易和國家要求，可能需要其他特定的單證和文件，如衛(wèi)生證書、動植物檢疫證書等。