UFI編碼確認(rèn)函（UFI Confirmation Document）是PCN通報(bào)完成后從ECHA（EuropeanChemicalsAgency，歐洲化學(xué)品管理局）PCN門戶生成的官方文件，記錄了產(chǎn)品的UFI編碼和對(duì)應(yīng)的提交信息。該確認(rèn)函在企業(yè)內(nèi)部合規(guī)存檔、市場(chǎng)監(jiān)管機(jī)構(gòu)查驗(yàn)以及客戶審核中具有重要證明價(jià)值。一旦丟失，企業(yè)需要及時(shí)重新獲取。

【UFI確認(rèn)函丟失的補(bǔ)救途徑】

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│ 途徑：│ 操作說明；

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│ ECHA PCN門戶重新下載：│ 登錄ECHA PCN Portal，在「My Submissions」中；

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│：│ 找到對(duì)應(yīng)提交記錄，直接下載確認(rèn)函PDF；

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│ 聯(lián)系OR/代理人獲?。憨?如果委托了唯一代表（Only Representative，OR）；

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│：│ 或第三方代理提交，應(yīng)從其獲取存檔副本；

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│ 聯(lián)系ECHA幫助臺(tái)：│ 如無法通過門戶自行獲取，可通過ECHA Helpdesk；

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│ （ECHA Helpdesk）：│ 提交技術(shù)支持請(qǐng)求，提供公司信息和PCN編號(hào)；

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│ 成員國(guó)應(yīng)急咨詢渠道查詢：│ 如果PCN通報(bào)是通過成員國(guó)系統(tǒng)單獨(dú)提交的（如；

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│：│ 荷蘭NVIC、法國(guó)CSSC等），應(yīng)聯(lián)系相應(yīng)的國(guó)家機(jī)構(gòu)；│

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具體步驟：

第一步：登錄ECHA PCN門戶。需使用提交PCN通報(bào)時(shí)所用的ECHA賬號(hào)。進(jìn)入門戶后，在「提交歷史」（SubmissionHistory）或「我的提交」（MySubmissions）中按時(shí)間或產(chǎn)品名稱搜索，找到對(duì)應(yīng)的PCN提交記錄。每條記錄旁邊通常有下載（Download）按鈕，點(diǎn)擊可重新獲取確認(rèn)函PDF。

第二步：如果自己不是提交者（如委托了OR代理），則需要聯(lián)系代理獲取。注意：OR代理代表的是歐盟境內(nèi)進(jìn)口商的利益，企業(yè)作為非歐盟制造商無權(quán)直接登錄ECHA賬號(hào)查看OR的提交記錄。因此，必須通過合同約定代理人須向企業(yè)提供完整的PCN提交文件副本。

第三步：如果ECHA門戶上找不到對(duì)應(yīng)記錄或下載功能不可用，通過ECHAHelpdesk（幫助臺(tái)）提交工單。需提供的信息包括：ECHA賬號(hào)關(guān)聯(lián)的公司名稱、PCN提交編號(hào)（如已知）、產(chǎn)品名稱（TradeName）、大致提交日期等。ECHA通常在數(shù)個(gè)工作日內(nèi)回復(fù)。

第四步：特殊情況——如果PCN通報(bào)是通過成員國(guó)國(guó)家系統(tǒng)完成的（部分歐盟國(guó)家如法國(guó)、荷蘭等有獨(dú)立的通報(bào)平臺(tái)），則應(yīng)在相應(yīng)國(guó)家的應(yīng)急咨詢渠道系統(tǒng)內(nèi)查找和下載確認(rèn)文件。ECHA門戶上可能沒有該提交的完整記錄。

預(yù)防措施：建議企業(yè)在完成PCN通報(bào)后，立即將UFI確認(rèn)函、PCN編號(hào)、UFI編碼等關(guān)鍵文件歸檔至公司質(zhì)量管理體系（QMS， System）或合規(guī)數(shù)據(jù)庫(kù)中，并設(shè)置定期備份機(jī)制。

【要點(diǎn)總結(jié)】

UFI確認(rèn)函丟失后直接的方式是通過ECHA PCN門戶重新下載，前提是企業(yè)持有提交賬號(hào)；

委托OR/代理提交的企業(yè)無法自行登錄門戶下載，必須在合同中約定代理方提供完整副本的義務(wù)；

如無法通過門戶獲取，可通過ECHA Helpdesk或成員國(guó)應(yīng)急咨詢渠道機(jī)構(gòu)尋求技術(shù)協(xié)助；

不同成員國(guó)的提交通道不同，確認(rèn)函可能存儲(chǔ)在ECHA門戶或成員國(guó)國(guó)家系統(tǒng)中；

建議企業(yè)將UFI確認(rèn)函作為質(zhì)量管理體系的核心文件進(jìn)行歸檔管理，防止丟失影響合規(guī)審計(jì)。