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據(jù)總會的通知，為了嚴格執(zhí)行出證認證業(yè)務規(guī)定,進一步規(guī)范商事證明書的管理,企業(yè)在辦理外貿(mào)文件認證時應注意的事項重申如下說明:

企業(yè)辦理證明書必須提供以下資料

1、完整、真實的填寫"證明書申請表"（有格式）。

1）準確填寫公司的全稱，中英文都要填寫，要求與所蓋的單位公章一致。
2）填寫申辦人的信息，電話傳真等內(nèi)容，以便我們審核文件時確認相關(guān)信息和及時補充申請資 料。
3）填寫需要認證的文件名稱，即文書、單證的題目、標題等。
4）注明是否要領(lǐng)事認證。特別強調(diào)如果要送外國駐北京使館認證的文件不能由我會來做證明書，必須要總會做證明書外交部才認可。如果送中國香港認證的文件或廣州認證的文件可由我會做證 明書。
5）文件份數(shù)，對于相同、相似和不同的多份文件，不能按一份來認證。只能"一事一證"，不能 "一事多證"
6）列明所提交的所有資料名稱
7）申請表上的印章可以是公章或聲明上需要認證的文件印章

2、提交"聲明"（有格式）。如果經(jīng)常辦理的，可將聲明原件交予我們備案，企業(yè)每次提供與原件一致的復印件。如企業(yè)在文件上的簽字人及文件上的印章經(jīng)常變化，可填寫企業(yè)授權(quán)簽字印章備案表在貿(mào)促會備案（企業(yè)授權(quán)簽字印章備案表(表三)）。

3、提交新年審的營業(yè)執(zhí)照副本影印件。如申請人經(jīng)常性辦理的，可進行備案，公司只需在每年營業(yè)執(zhí)照年審或發(fā)生變更時，隨時備案。

4、須認證的文件一式兩份。

5、文件上的中英文名稱不一致或公司名稱的英文表述與中文不一致時，以《對外貿(mào)易經(jīng)營者備案登記表》，或《外商投資企業(yè)批準證書》上的英文名稱為準。