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據(jù)總會(huì)的通知，為了嚴(yán)格執(zhí)行出證認(rèn)證業(yè)務(wù)規(guī)定,進(jìn)一步規(guī)范商事證明書的管理,企業(yè)在辦理外貿(mào)文件認(rèn)證時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)重申如下說明:

企業(yè)辦理證明書必須提供以下資料

1、完整、真實(shí)的填寫"證明書申請(qǐng)表"（有格式）。

1）準(zhǔn)確填寫公司的全稱，中英文都要填寫，要求與所蓋的單位公章一致。
2）填寫申辦人的信息，電話傳真等內(nèi)容，以便我們審核文件時(shí)確認(rèn)相關(guān)信息和及時(shí)補(bǔ)充申請(qǐng)資 料。
3）填寫需要認(rèn)證的文件名稱，即文書、單證的題目、標(biāo)題等。
4）注明是否要領(lǐng)事認(rèn)證。特別強(qiáng)調(diào)如果要送外國(guó)駐北京使館認(rèn)證的文件不能由我會(huì)來做證明書，必須要總會(huì)做證明書外交部才認(rèn)可。如果送中國(guó)香港認(rèn)證的文件或廣州認(rèn)證的文件可由我會(huì)做證 明書。
5）文件份數(shù)，對(duì)于相同、相似和不同的多份文件，不能按一份來認(rèn)證。只能"一事一證"，不能 "一事多證"
6）列明所提交的所有資料名稱
7）申請(qǐng)表上的印章可以是公章或聲明上需要認(rèn)證的文件印章

2、提交"聲明"（有格式）。如果經(jīng)常辦理的，可將聲明原件交予我們備案，企業(yè)每次提供與原件一致的復(fù)印件。如企業(yè)在文件上的簽字人及文件上的印章經(jīng)常變化，可填寫企業(yè)授權(quán)簽字印章備案表在貿(mào)促會(huì)備案（企業(yè)授權(quán)簽字印章備案表(表三)）。

3、提交新年審的營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本影印件。如申請(qǐng)人經(jīng)常性辦理的，可進(jìn)行備案，公司只需在每年?duì)I業(yè)執(zhí)照年審或發(fā)生變更時(shí)，隨時(shí)備案。

4、須認(rèn)證的文件一式兩份。

5、文件上的中英文名稱不一致或公司名稱的英文表述與中文不一致時(shí)，以《對(duì)外貿(mào)易經(jīng)營(yíng)者備案登記表》，或《外商投資企業(yè)批準(zhǔn)證書》上的英文名稱為準(zhǔn)。