一、什么是訂艙
訂艙是托運人(shippers)或其代理人向承運人(Carrier)，即班輪公司或它的營業(yè)所或代理機構(gòu)等申請貨物運輸，承運人對這種申請給予承諾的行為。與租船運輸不同，班輪運輸中承運人與托運人之間通常是以口頭或訂艙函電(booking memo)進行預(yù)約的。
只要船公司對這種預(yù)約給予承諾，并在艙位登記簿(space book)上登記，即表明承、托雙方已建立了有關(guān)貨物運輸?shù)年P(guān)系，并著手開始貨物裝船承運的一系列準備工作。
一般，在國際貿(mào)易中，出口商總是力爭以CIF價格條件成交。在這種情況下，出口商須承擔出口貨物的托運工作，將貨物運交國外的進口商，所以訂艙工作多數(shù)在裝貨港或貨物輸出地由出口商辦理。但是，如果出口貨物是以FOB價格條件成交，則訂艙工作就可能在貨物的輸入地或卸貨港由進口商辦理。這樣的訂艙稱為卸貨地訂艙(home booking)。
二、訂艙的分類
訂艙按性質(zhì)可分為如下兩類。
(1)暫時訂艙
暫時訂艙是托運人或國際貨運代理企業(yè)向承運人訂艙時只是為了預(yù)訂艙位而沒有特定的貨物要運載。海運是在運船舶到港前一段時間(如一個月)提出的訂艙。采用暫時訂艙是因為怕艙位緊張，在許多國家，除危險品運輸之外托運人的口頭訂艙是允許的。
暫時訂艙因運輸工具配載時實際貨量可能沒有預(yù)訂的多，即預(yù)訂的艙位沒有被使用而變成“被風吹走”的訂艙(Windy Booking)，即虛艙，所以承運人通常會讓運輸艙位超訂(Overbook)10%～20%以應(yīng)付這種不確定性。它雖在一定程度上帶有不確定性，但能使承運人大致了解今后一段時間內(nèi)的貨源情況，為承運人的貨運組織與管理奠定基礎(chǔ)。航空公司計算虛艙的標準一般是50公斤起算。
訂艙的國際貨運代理公司也存在風險，因承運人要收取虛艙費或稱死費(DeadFee)。托運人要避免支付虛艙費必須在艙位不用之前通知為之訂艙的國際貨運代理企業(yè)，以便其他的托運人可以使用這些艙位。
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(2)確定訂艙
確定訂艙是委托人根據(jù)信用證或合同的要求和貨物出運的時間，選擇合適的船舶，在船期表或航空運輸規(guī)定的截單日期之前，向承運人或其代理人以口頭或書面形式提出的訂艙。就海運來說它包含貨源的確切信息：訂艙船名、接貨地點、裝貨港、卸貨港、交貨地點、攬貨代理名稱、貨名、數(shù)量、包裝、重量、接貨方式、交貨方式、所需空箱數(shù)、裝箱地點等。一般向船公司確定訂艙是在截單Et的前7天，因為通常船公司到那個時候才放艙。
三、訂艙的方式
訂艙方式主要有如下三種：
1)離線訂艙：離線訂艙主要是通過傳真、電話或者E.mail、EDI等途徑實現(xiàn)。網(wǎng)上離r線訂艙可以使用離線訂艙軟件進行離線訂艙，然后發(fā)電子郵件給承運人完成訂艙。
2)在線訂艙：在線訂艙也稱電子訂艙(E—booking)，它可以提供給客戶一個交易平臺，通過因特網(wǎng)把客戶要價和服務(wù)供應(yīng)商的報價在網(wǎng)上進行對碰使雙方達成交易。
3)卸貨地訂艙：通常的訂艙都是裝貨地訂艙，即由出口商訂艙，而卸貨地訂艙(Home Booking)也即由進口商訂艙，貿(mào)易術(shù)語使用F組或E組時，國外的買方(Buyer)即進口商(Importer)負責簽訂運輸合同，但他們一般自己不訂艙，而委托某國際貨代代為訂艙，通常還指定要訂某承運人的運輸工具。
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受委托的國際貨代稱為指定貨代，該承運人稱為指定承運人，這兩者不一定同時出現(xiàn)。這種指定通過路線單(R/O：Routing Order)或指定貨通知(Nomination Shipping Advise)，這種指定貨通知依來源可分為代理指定貨通知(Nomination Shipping Advise from Agent)和托運人指定貨通知(Nomination Shipping Advise from Shipper)，這里所說的代理是國外進口商在其本國的貨運代理。
四、Booking note
Booking note 一般指的是訂艙單，也叫訂艙委托書。訂艙單上一般會寫明收/發(fā)貨人、起運港&目的港、貨物描述、件/重/尺、箱型&箱量、要求船期、運價、操作注意事項等重要信息。發(fā)貨人/委托人給向貨代訂艙，需要給貨代提供一個Booking note/訂艙委托書，貨代根據(jù)這個委托書向承運人訂艙。貨代向承運人（如船公司）訂艙時，也要向承運人發(fā)送Booking note/訂艙委托書，承運人根據(jù)訂艙委托書安排艙位，并且給委托方（貨代或發(fā)貨人）一個Booking confirmation或Booking acknowledgement。
五、Booking confirmation和Shipping order
Booking confirmation或Booking acknowledgement一般指的是訂艙確認書——是指承運人（如船公司）接收Booking note后，反饋給委托方的艙位確認文件。
Shipping order（S/O）跟Booking confirmation本質(zhì)上并沒有什么區(qū)別。只不過是華南地區(qū)通常把Booking confirmation叫做Shipping order（S/O）而已。S/O通常也是承運人（船公司）給的。貨代或發(fā)貨人或其拖車代理，拿著Booking confirmation或S/O去指定地點“打單”，然后拿到一份一式多聯(lián)的《設(shè)備交接單》，拖車司機拿著《設(shè)備交接單》就可以去指定堆場提取空箱，并拉到工廠或物流倉庫裝貨（產(chǎn)裝時），或者拉到內(nèi)裝堆場裝貨（內(nèi)裝時）。
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Booking confirmation或S/O上面有：訂艙號（提單號）、船名/航次、開船期日（ETD）、截關(guān)截港截單日期、場站聯(lián)系人及地址等信息。不同港口這種東西叫法都不一樣。
Booking note是訂艙委托書；Booking confirmation是訂艙確認書；Shipping order（S/O）是入倉單、裝運通知單。入倉單和訂艙確認書通常具有相同的功能。只不過是各地區(qū)的習慣叫法不同。
先有Booking note，后有Booking confirmation或Shipping order（S/O）。前者是發(fā)貨人或貨代提供的；后者是船公司提供的。前者的作用是“訂艙”（給貨代或承運人）；后者的作用是“提柜”和“做箱”“裝箱”（給拖車公司）。
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