過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的一手段,致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案,不僅節(jié)約了保管
費用,節(jié)省了占地空間,而且查閱起來*為方便迅速,從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費。
數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔,并盡快提供利用。以組織部門為例,干部的任用、干部的提拔都需要詳細準確的檔案信息。然而檔案數(shù)字化管理變可提供詳細、即時的數(shù)據(jù)信息,為**決策提供服務(wù)。與此同時,數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單,真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的*時空流動,數(shù)字化檔案事實上成為“無墻界檔案”,檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。
將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后,檔案的使用*加安全。由其對歷史久遠的檔案材料,數(shù)字化處理后無疑是對其*好的保護,另外,通過檔案的數(shù)字化處理后,防止了部分檔案篡改的行為。
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