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蘇州上榮精密五金廠

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蘇州市上榮精密五金廠

文件控制程序

蘇州市上榮精密五金廠

編號(hào)：qp-行-001

版本：a版

發(fā)行日期：2008/02/06

文件控制程序

修訂：0次

生效日期：2008/02/06

共4頁

第 1頁

1．目的

對(duì)與本公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制，確保各相關(guān)場(chǎng)所使用文件為有效版本。

2．范圍

適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件控制。

3．職責(zé)

3．1總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布質(zhì)量手冊(cè)、程序文件。

3．2管理者代表負(fù)責(zé)審核質(zhì)量手冊(cè)、程序文件，批準(zhǔn)第三階文件。

3．3各部門負(fù)責(zé)相關(guān)文件的編制、使用和保管。

3．4行政部負(fù)責(zé)對(duì)現(xiàn)有體系文件的定期評(píng)審。

3．5各部門資料員負(fù)責(zé)本部門與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件的收集、整理和歸檔等。

4．程序

4．1文件分類

4．1．1公司的文件及資料分為:

(第一階)質(zhì)量手冊(cè)（代碼：qm）

(第二階)程序文件（代碼：qp）

(第三階)作業(yè)指導(dǎo)書、標(biāo)準(zhǔn)類（代碼：qb）

(第四階)記錄表單（代碼：qr）

注：本公司第三階質(zhì)量管理體系文件分為兩類：

a）部門文件：包括管理標(biāo)準(zhǔn)（部門管理制度等）；工作標(biāo)準(zhǔn)（崗位責(zé)任制和任職要求等）；技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗(yàn)規(guī)范等）；外來資料。

b）其他質(zhì)量文件：可以是針對(duì)特定產(chǎn)品、項(xiàng)目或合同編制的質(zhì)量計(jì)劃或其他標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等，文件的組成應(yīng)適合于其特有的活動(dòng)方式。

4．2文件的編號(hào)

4．2．1第一、二、三階質(zhì)量管理體系文件的編號(hào)

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分類代碼部門代碼流水號(hào)

a部門代碼分為：

管――管理層 行――行政部業(yè)――業(yè)務(wù)部

生――生產(chǎn)部 品――品管部工――工程部 倉――倉庫

b流水號(hào)為同類別單位發(fā)行的流水號(hào)001－999；

c三階文件中的工藝資料、圖紙、外來資料的編號(hào)執(zhí)行4．2．2、4．2．3條款規(guī)定。

4．2．2工藝資料、圖紙等的編號(hào)為：“客戶代碼――流水號(hào)”的方式執(zhí)行。

4．2．3外來資料（除圖紙外）原則上以原有編號(hào)管理，若無編號(hào)，由行政部按“w――流水號(hào)”進(jìn)行編號(hào)管理。

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4．2．4第四階文件記錄表單的編號(hào)

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a/0

分類代碼部門代碼流水號(hào)版/次

4．2．5文件版本號(hào)

文件版本號(hào)用以版本加修訂兩項(xiàng)來控制，版本用“a、b、c…”表示，修訂狀態(tài)用“0、1、2”表示，文件每修改一次，該頁文件的修訂狀態(tài)增加1，當(dāng)?shù)降?0次修改時(shí)版本號(hào)遞增1級(jí)，修訂狀態(tài)號(hào)復(fù)位為“0”然后再依前述規(guī)則循環(huán)執(zhí)行。

4．2文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放

文件發(fā)布前應(yīng)得到批準(zhǔn)，以確保文件是適宜的：

a）質(zhì)量手冊(cè)和程序文件由管理者代表負(fù)責(zé)組織編寫，由管理者代表審核，上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布，由行政部負(fù)責(zé)登記、發(fā)放；

b）各部門管理制度、工作手冊(cè)由各部經(jīng)理組織編寫、匯總，由部門經(jīng)理審核，報(bào)管理者代表批準(zhǔn)，行政部負(fù)責(zé)登記、發(fā)放；

c）應(yīng)確保文件使用的各場(chǎng)所都應(yīng)得到相關(guān)文件的適用版本，應(yīng)填寫《文件發(fā)放范圍審批表》。文件的發(fā)放、回收要填寫《文件發(fā)放/回收登記表》。

4．3文件的受控狀況

文件分為“受控”和“非受控”兩大類，凡與質(zhì)量管理體系運(yùn)行緊密相關(guān)的且受更改控制的文件應(yīng)為受控，由各主管部門按規(guī)定執(zhí)行。所有受控文件必須在該文件封面加蓋紅色“受控文件”的印章，并注明分發(fā)號(hào)。

4．4文件的更改

a）質(zhì)量手冊(cè)和程序文件由管理者代表組織更改，填寫《文件修改申請(qǐng)/通知單》，經(jīng)管理者代表審核，上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后更改，由行政部發(fā)放。行政部應(yīng)保留文件更改內(nèi)容的記錄；

b）其他文件的更改由各相應(yīng)主管部門填寫《文件修改申請(qǐng)/通知單》，經(jīng)原審批部門審批，再由各相應(yīng)部門指定人員進(jìn)行更改、發(fā)放、處理。如果指定其他部門審批時(shí)，該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料；

c）所有被更改的原文件必須由相應(yīng)主管部門收回，以確保有效文件的唯一性。

4．5文件的領(lǐng)用

a）文件使用者領(lǐng)用文件需填寫《文件發(fā)放/回收登記表》。

b）因破損而重新領(lǐng)用的新文件，分發(fā)號(hào)不變，并收回相應(yīng)舊文件；因丟失而補(bǔ)發(fā)的文件，應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào)，并注明已丟失的文件的分發(fā)號(hào)失效。