為了有效防止印章失控事件的發(fā)生，公司在印章日常使用和保管必須建立一整套規(guī)范而健全的制度，明確保管人責(zé)任，必須嚴(yán)格依照公司對(duì)印章的使用規(guī)定使用印章。以實(shí)際一般情況來(lái)看，小型企業(yè)印章都由行政人事部或財(cái)務(wù)部協(xié)助管理，或直接由老板親自管理，中大型企業(yè)會(huì)統(tǒng)歸法務(wù)部管理。只有少數(shù)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)極強(qiáng)的企業(yè)會(huì)成立印章中心來(lái)專門管理印章。如平安銀行，太平財(cái)險(xiǎn)，慧擇保險(xiǎn)等；

什么是印章中心？

所謂印章中心，顧名思義，就是企業(yè)內(nèi)部專門成立一個(gè)部門來(lái)管控企業(yè)內(nèi)部印章對(duì)內(nèi)對(duì)外的使用。印章中心內(nèi)部人員崗位設(shè)定一般有印協(xié)員、用印崗、復(fù)核崗、綜合崗和管理崗這五個(gè)崗位組成。這五個(gè)崗位的日常工作內(nèi)容如下：

●印協(xié)員：協(xié)助接收并處理企業(yè)新到印章申請(qǐng)需求，新到系統(tǒng)錄入，整理各子分機(jī)構(gòu)需求錄入及協(xié)調(diào)工作；

●用印崗：處理企業(yè)日常用印蓋印等一般性事務(wù)；

●復(fù)核崗：對(duì)用印崗人員蓋印文件及系統(tǒng)申請(qǐng)文件進(jìn)行復(fù)核；

●綜合崗：綜合處理一些數(shù)據(jù)類統(tǒng)計(jì)工作、印章盤存、郵包管理、攜章外出等工作；

●管理崗：對(duì)上述人員功能工作進(jìn)行日常綜合管控，對(duì)重大型文件進(jìn)行復(fù)核審查；

值得注意的是，對(duì)于以上部門人員劃分并非一成不變，而是以企業(yè)印章管控?cái)?shù)量和使用頻次進(jìn)行人員結(jié)構(gòu)調(diào)整優(yōu)化。如印章數(shù)量不多的企業(yè)，有些崗位可以一人多崗，如印協(xié)員和用印崗可以同一人，復(fù)核崗和綜合崗可以同一人等；

什么類型的企業(yè)需要用到印章中心？

從企業(yè)風(fēng)控角度來(lái)說(shuō)，每家企業(yè)都需要搭建一個(gè)企業(yè)內(nèi)部的印章中心，印章中心就如每家企業(yè)的財(cái)務(wù)部、人事部一樣，是在企業(yè)發(fā)展到一定體量以后，必須要搭建的一個(gè)部門。但是就國(guó)內(nèi)大多數(shù)企業(yè)而言，絕大部分企業(yè)還是比較缺乏這塊的安全管控意識(shí)。國(guó)內(nèi)大多數(shù)企業(yè)將用章便利性看的更重要于安全性。其實(shí)這是非常錯(cuò)誤的一個(gè)認(rèn)知。我們從大量客戶案例中可以看出，一般這幾類企業(yè)會(huì)有搭建印章中心的需求：

1、中大型國(guó)企及地方支柱型企業(yè)；

2、準(zhǔn)上市公司或擬IPO上市企業(yè)；

3、多元化發(fā)展，子/分公司較多的集團(tuán)型企業(yè)；

4、中大型連鎖性企業(yè)；

5、金融企業(yè)；

6、地產(chǎn)型或物業(yè)型企業(yè)；

建設(shè)印章中心需要投入什么？

很多企業(yè)負(fù)責(zé)人說(shuō)，我想建一家企業(yè)內(nèi)部印章中心，就把之前管章的幾個(gè)人安排下崗位調(diào)配就可以了。對(duì)嗎？實(shí)際情況其實(shí)不是這樣的。一家大型綜合型或集團(tuán)型企業(yè)建設(shè)印章中心并非只是簡(jiǎn)單的人員調(diào)配和布控就可以了。因?yàn)橛≌轮行臅?huì)接觸到公司對(duì)內(nèi)對(duì)外重大關(guān)鍵性文件的蓋印動(dòng)作，所以在環(huán)境布設(shè)下得充分考慮安全性和私密性，以我們給其他客戶設(shè)置印章中心的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，一個(gè)健全的印章中心在環(huán)境布置上一般需要以下幾個(gè)方面：

1、有一個(gè)獨(dú)立的辦公室；

從印章保管以及蓋印文件的安全性來(lái)看，我們一般建議客戶將印章中心部署在一個(gè)單獨(dú)的辦公環(huán)境下，如平安集團(tuán)就將印章中心設(shè)在平安金融中心整4層，太平財(cái)險(xiǎn)和正大集團(tuán)也都給印章中心設(shè)立了專門的辦公室，一般情況下，禁止非印章中心人員進(jìn)入該辦公室；

2、獨(dú)立的內(nèi)網(wǎng)環(huán)境；

印章使用管控系統(tǒng)必須放在企業(yè)內(nèi)部專門的內(nèi)網(wǎng)環(huán)境下部署，才能保障企業(yè)內(nèi)部用章數(shù)據(jù)的足夠安全，包括辦公電腦都要做專門的技術(shù)處理，出了內(nèi)網(wǎng)環(huán)境后將無(wú)法再次登錄系統(tǒng)使用印章，也無(wú)法查看原先的印章使用記錄；

3、嚴(yán)密的監(jiān)控環(huán)境；

為進(jìn)一步保障印章管控的安全性考慮，一般印章中心會(huì)部署一整套嚴(yán)密的監(jiān)控環(huán)境，全天24小時(shí)360度無(wú)死角監(jiān)控印章中心每個(gè)人每臺(tái)設(shè)備的日常工作情況，監(jiān)控畫面一般保管長(zhǎng)達(dá)數(shù)月甚至數(shù)年之久。不夸張的說(shuō)，一家企業(yè)保密程度及監(jiān)控高的地方，一定是印章中心。

4、智能的保管設(shè)備；

一套針對(duì)印章管控的智能保管設(shè)備，需要滿足以下幾點(diǎn)技術(shù)要求：

（1）能保管：在印章不使用情況下，可以安全保管，杜絕任何人的接觸；

（2）能查找：印章需要使用情況下，快速出章，減少用章人找章時(shí)間，提高工作效率；

（3）能識(shí)別：能識(shí)別用章人的取章動(dòng)作是否正確，是否取的是要用的那枚印章，是否多取，少取，錯(cuò)取，錯(cuò)誤取章動(dòng)作能馬上提醒及糾正；

（4）能盤存：能自動(dòng)盤存所有印章的在柜/出柜情況；

（5）能記錄：能記錄每一枚印章的使用軌跡，蓋印文件和取用人，做到事后追溯查源，簡(jiǎn)單快捷；

（6）能報(bào)警：在印章被未授權(quán)情況下強(qiáng)行取用立刻報(bào)警給管理員；

  由深圳市順易通信息技術(shù)有限公司自主研發(fā)的“御鑫箱”智能印章保管柜，已完全滿足以上六點(diǎn)要求。經(jīng)過(guò)如平安集團(tuán)、字節(jié)跳動(dòng)、太平人壽、正大集團(tuán)等大型客戶多年使用認(rèn)證，兼具安全防護(hù)和智能科技兩大屬性，是市場(chǎng)上為數(shù)不多的印章保管智能設(shè)備。